fbpx

Sztuka relokacji.

Przeprowadzka do nowej siedziby to wieloetapowe wyzwanie. Bez dobrego planu szanse na powodzenie operacji są niewielkie.

Przeprowadzka firmy to kompleksowy proces, który planować trzeba z wyprzedzeniem – na wiele kroków naprzód. W przeciwnym razie już w nowej siedzibie może się okazać, że poczta nie dociera do biura, jest problem z dostępem do sieci, albo nie wiadomo, gdzie szukać archiwalnych dokumentów. Tymczasem celem jest natychmiastowa operacyjność.

Z wymodelowaniem tego procesu najlepiej poradzi sobie specjalista, uwzględniający wszystkie istotne elementy przedsięwzięcia. To właśnie doświadczenie pozwala zapanować nad chaosem przenosin. W pewnym uproszczeniu: profesjonalna firma przeprowadzkowa dostarczy kartony, spakuje, sprawnie i bezpiecznie przewiezie meble czy sprzęt we właściwe miejsce. W ten sposób wykona jednak tylko ułamek właściwej pracy.

Stosunkowo krótki etap samej przeprowadzki poprzedzają m.in. określenie potrzeb, ich analiza, przygotowanie harmonogramu prac wraz z osią czasową, opracowanie kosztorysu, zawiadomienie kontrahentów i urzędów, przeprowadzenie kampanii informacyjnej czy choćby zamówienie nowych wizytówek. Ważną rolę odgrywają pracownicy działu Workplace: prowadzą warsztaty z zarządami, ustalają oczekiwania, planują efektywną przestrzeń biurową.

Status quo: weryfikacja

Zmiana siedziby daje wiele nowych możliwości. Jest też okazją do pozbycia się niepotrzebnego balastu: zbędnych przedmiotów, przestarzałych procedur. To dobry moment na uporządkowanie dokumentacji, digitalizację, wdrożenie nowych form pracy. Może trzeba wyprowadzić archiwum na zewnątrz, przyjąć system „gorących biurek” albo model pracy hybrydowej? W codziennej rutynie nie ma czasu na kwestionowanie status quo, za to planowana zmiana siedziby skłania do usprawnień.

Integracja
Często zapomina się o procesie poadaptacyjnym, zbieraniu zwrotnych opinii od użytkowników i wprowadzania zmian. Czy wszystko działa? Co można udoskonalić? Konsultacje z pracownikami nie tylko ułatwiają znalezienie problemów, ale też mają korzystne działanie psychologiczne, angażują zespół. Dla niektórych firm ten demokratyczny model może jednak oznaczać niepożądane wydłużenie przygotowań.

Często pomijanym etapem jest integracja pracowników w nowej siedzibie. Psychologowie już dawno opisali objawy transfer trauma; przeprowadzka dla wielu osób jest doświadczeniem stresującym. Zwłaszcza, jeśli dodatkowo wiąże się ze zmianą modelu pracy, np. przejściem z systemu gabinetowego do otwartej przestrzeni biurowej czy wdrożeniem elastycznych rozwiązań. Kluczem do wyjścia z tej sytuacji jest dobra komunikacja. Uczciwie i obiektywnie informując o decyzjach i wyjaśniając ich powody ucina się w zarodku „korytarzowe spekulacje”.
Dobrym narzędziem komunikacyjnym jest intranet. Na wewnętrznej firmowej stronie można zamieścić filmy z wypowiedziami członków zarządu, harmonogram działań i inne informacje. Nie zdejmuje to odpowiedzialności z liniowych menadżerów – interakcje na poziomie zespołu roboczego są bardzo istotne.

The Show Must Go On

Im większe przedsiębiorstwo, tym liczniejsze są problemy do rozwiązania. Niektóre firmy nie mogą sobie pozwolić na przerwę w działaniu – nawet jeśli trwać miałaby tylko kilka godzin. Branża telekomunikacyjna, stacje radiowe czy telewizyjne nie zawieszają pracy na weekend. W tym ostatnim przypadku przeprowadzkę utrudnia rozbudowane zaplecze techniczne, skomplikowane wyposażenie i okablowanie; trzeba je przynajmniej tymczasowo zdublować, żeby utrzymać ciągłość nadawania.

Na miarę

Przyjęcie hybrydowego modelu pracy skłoni zapewne wiele firm do zmiany siedziby. Nowe biura będą funkcjonowały inaczej niż przed pandemią, zdalna praca wymaga świeżego podejścia do komunikacji czy zaaranżowania przestrzeni. W tej sytuacji profesjonalne wsparcie może się okazać cenną pomocą w niełatwym procesie relokacji. Każde takie przedsięwzięcie powinno być ściśle dopasowane do potrzeb i oczekiwań klienta.

6 powodów dla których aplikacje staną się przyszłością biur.