fbpx

Po co korzystać z usług doradcy ds. najmu?.

Proces wyboru i najmu biura jest złożony i niesie wiele ryzyk. Dobry doradca przeprowadzi najemcę przez meandry poszukiwań idealnej powierzchni, negocjacji warunków najmu i zawiłości umów najmu.

W Internecie można znaleźć informacje o dostępnych powierzchniach biurowych, a nasza firma potrafi dobrze negocjować warunki umów” – to częsty argument, jaki podają najemcy, zastanawiając się nad zasadnością korzystania z usług firm doradczych. Dziś, w kontekście pandemii, pojawia się jeszcze jedno stwierdzenie – „teraz jest to szczególnie łatwe, bo z powodu koronawirusa jest wiele wolnych biur”.

Wiele czynników wyboru

Zaangażowanie dobrego doradcy w projekt związany z biurem powinno jednak przynieść najemcy wartość dodaną w postaci wymiernej korzyści finansowej. Dotyczy to zarówno pozyskania powierzchni, jak i jej zmiany, redukcji, konsolidacji czy podnajmu. W wielu przypadkach brak fachowego wsparcia wiąże się z ryzykiem błędów, których naprawa może przysporzyć najemcy dodatkowych kosztów w trakcie trwania umowy lub po jej zakończeniu.

O ile lokalizację obiektów porównać jest relatywnie łatwo, o tyle porównanie jakościowe budynków wymaga zestawienia większej liczby parametrów, jak np.: wielkości i wydajności pięter, standardy techniczne, standardy wykończenia powierzchni i zasady partycypacji w nich wynajmujących. Pełna wiedza o budynku wymaga sprawdzenia i porównania nawet kilkudziesięciu parametrów.

Wybór właściwego biura wymaga więc od najemcy podjęcia wielu decyzji o różnej wadze, a każda powinna zapadać w odpowiedniej kolejności i stosownym czasie. Transakcja najmu stanowi złożony proces poszukiwań, wyborów, negocjacji, zakończony przygotowaniem umowy najmu. Może on trwać od kilku do kilkunastu miesięcy, w zależności o wielkości powierzchni do wynajęcia i sytuacji na danym rynku.

Niewiele firm ma możliwości czasowe, osobowe i organizacyjne, aby należycie wykonać tę pracę we własnym zakresie. Ponadto żaden najemca nie gromadzi, bo też nie ma takich możliwości (ani potrzeby) danych transakcyjnych o umowach najmu, które stanowią mocną kartę w negocjacjach finansowych. Z kolei po stronie doradcy w proces najmu zaangażowany jest zwykle zespół, który działa w interesie klienta, a nie jedna osoba.

Czy na pewno wiemy, czego potrzebujemy?

Doradca na początku powinien pomóc w uporządkowaniu lub wręcz zdefiniowaniu potrzeb firmy wobec biura, w tym technicznych i związanych z bezpieczeństwem. Im dokładniej określimy te potrzeby na samym początku, tym mniej czasu, pieniędzy i energii stracimy w przyszłości na zmiany. Chodzi przede wszystkim o ustalenie, w jaki sposób biuro ma pomagać w spełnianiu celów biznesowych organizacji, a w rezultacie – jak powinno być zaplanowane i jak powinno wyglądać. Warsztat z ekspertem pomaga określić wizję, funkcje i charakter biura. Firma doradcza wskazuje, czego można i powinno się oczekiwać od wynajmującego, podpowiada rozwiązania, a także wskazuje trendy. W razie potrzeby, jej architekci sporządzają plan aranżacji i projektują wnętrze.

Należycie zdefiniowane wymogi techniczne ułatwią uzyskanie precyzyjnych odpowiedzi od wynajmujących w trakcie zbierania ofert.

Porównać jabłka z gruszkami

Nie jest prawdą, że informacje na temat każdego budynku można znaleźć w Internecie. Doradcy Colliers nie raz przedstawiali najemcom nieruchomości, których… nie było na rynku, bo jeszcze nie rozpoczęto ich komercjalizacji. Atutem doradcy jest więc głębsza znajomość rynku, a także rozeznanie w ofertach podnajmów.

Zadaniem doradcy jest również sprowadzenie ofert finansowych wynajmujących do kilku porównywalnych wskaźników (oferty często przedstawiane są w różnych formatach). Na finalny koszt najmu wpływ mają nie tylko czynsz i opłata eksploatacyjna, ale również koszt wykończenia powierzchni i partycypacja w nim wynajmującego, współczynnik powierzchni wspólnych, zachęty finansowe, w tym zwolnienia z czynszu, koszty oznakowania logotypami najemcy, koszt miejsc parkingowych itp. Colliers, na podstawie wagi przypisanej konkretnym czynnikom, porównuje niefinansowe i pozornie niemierzalne parametry w programie OfficeExpert, co znacznie ułatwia uzasadnienie wyboru.

Nierzadko najlepszym scenariuszem dla najemcy jest niestandardowe rozwiązanie, np. hybrydowy model najmu, czyli połączenie klasycznego najmu biura z powierzchnią elastyczną w coworku lub biurze serwisowanym albo połączenie podnajmu z najmem – doradca powinien kreatywnie podejść do tematu, znając dogłębnie sytuację i wyzwania, przed jakimi stoi klient oraz rynek.

Warto wspomnieć, że sam fakt zbierania ofert najmu przez profesjonalnego doradcę często skłania wynajmujących do składania bardziej konkurencyjnych ofert. Mają oni bowiem świadomość, że najemca jest „uzbrojony” w wiedzę o rynku i konkurencji, a poszukiwania obejmują wszystkie nieruchomości spełniające wymagane kryteria.

Doradztwo techniczne i technologiczne

Porównanie rozwiązań technicznych budynków jest bardzo istotne i niekiedy skomplikowane… Każda nieruchomość posiada własne systemy techniczne o różnych wydajnościach (np. klimatyzacja, wentylacja itp.). Kluczowe znaczenie ma także koszt budowy biura (fit-out) lub adaptacja powierzchni w kontekście tzw. kontrybucji oferowanych przez wynajmujących i podstawy, od jakiej jest liczona. Nie każdy wynajmujący zapewnia wykończenie biura w podstawowym standardzie bez kosztów po stronie najemcy – warto znać praktyki i podejścia poszczególnych deweloperów. Doświadczona firma doradcza może także nadzorować w imieniu najemcy prace związane z przygotowaniem biura.

Coraz większe znaczenie mają również rozwiązania technologiczne, które w perspektywie kilku lat staną się standardem. Colliers, jako dostawca rozwiązań z zakresu proptech, wdraża u klientów narzędzia takie, jak: OfficeApp, które posiada 70 funkcjonalności wspierających sprawne zarządzanie powierzchnią biurową i miejscami parkingowymi, czy też Colliers Mobility Pass, platformę dającą dostęp do ponad 5 tys. biur serwisowanych na całym świecie, w tym ok. 70 w Polsce.

Naszym celem nie jest dostarczenie klientowi biura idealnego „na dziś”, ale zaoferowanie mu takiej powierzchni, która nie tylko stanie się narzędziem pozyskiwania i zatrzymywania talentów przez kilka następnych lat, ale będzie miejscem sprzyjającym kreatywności i zaangażowaniu.

Zapisy komercyjne w umowach

Standardem jest to, że niemal każdy najemca korzysta z usług prawnika, który weryfikuje umowę pod kątem prawnym. Jednak nie każdy prawnik specjalizuje się w umowach najmu i jest wyczulony na niuanse, mające znaczenie dla pozycji najemcy jako strony umowy. Dobry doradca zwróci uwagę na zapisy biznesowe odbiegające od standardów rynkowych lub narażające najemcę na koszty, czy wystawiające go na ryzyko. Dotyczy to na przykład kar umownych, partycypacji w kosztach eksploatacji budynku i wzrostu opłat, zasad funkcjonowania najemcy w budynku, obowiązków wobec wynajmującego i odwrotnie, terminów, zasad zwrotu powierzchni i innych. Niedopatrzenia w umowach mogą być kosztowne.

Transakcje związane z najmem biura są wieloaspektowymi procesami. Dobry broker nie tyle pośredniczy w transakcji, co doradza najemcy we wszystkich aspektach najmu – od wyboru lokalizacji i dobrej jakości budynku, po pozyskania optymalnej powierzchni odpowiadającej jego celom biznesowym i potrzebom pracowników, przy jak najkorzystniejszych warunkach finansowych.

Te megatrendy zmieniają rynek nieruchomości >>

Więcej na temat.