fbpx

Najemca w centrum zarządzania.

Istnieje szereg rozwiązań, które pomagają zarządcy nieruchomości zadbać o najemców, nie tylko w czasie pandemii koronawirusa.

Dobry kontakt z najemcami jest ważny zawsze, a szczególnie wtedy, gdy nietypowa, nowa sytuacja sprzyja niepewności i obawom. W codziennych kontaktach spotkanie twarzą w twarz ułatwia przepływ informacji, podnosi jakość współpracy oraz, co najważniejsze, sprzyja budowaniu zaufania. Pandemia covid-19 wywróciła  dotychczasowy porządek, uniemożliwiając lub znacznie ograniczając bezpośrednie kontakty. W krótkim czasie należało ustalić nowe procedury i kanały komunikacji. Priorytetem stało się zapewnienie bezpieczeństwa najemcom i użytkownikom nieruchomości i wypracowanie jasnych zasad współpracy. O sukcesie decydowało szybkie działanie i holistyczne podejście.

Po pierwsze: procedury

Relacje między najemcami, właścicielem oraz służbami budynkowymi muszą regulować spójne, przygotowane na podstawie najlepszych rynkowych praktyk standardy. Pod tym względem w nowej, pandemicznej rzeczywistości nic się nie zmieniło. Dobrą komunikację zapewnia spójny pakiet procedur, udostępniony wszystkim stronom. Od początku pandemii koronawirusa rozbudowywaliśmy go sukcesywnie na podstawie kolejnych wytycznych GIS i Sanepidu, a także rozwiązań wypracowanych przez ekspertów Colliers operujących w stolicach europejskich, a także w Chinach. Zwłaszcza doświadczenia naszych kolegów z Azji, wcześniej niż Europa dotkniętej przez pandemię, dawały możliwość lepszego przygotowania się do nowej sytuacji.

Kanały komunikacji

Kolejnym zadaniem było przygotowanie systemu informacji wizualnej i plakatów, służących najemcom i gościom nieruchomości. Zawierały one m.in. czytelne oznakowania w holach, toaletach  czy windach, jak postępować, aby zminimalizować ryzyko zakażenia. W zarządzaniu nieruchomościami, tak jak w wielu innych branżach, okoliczności wymusiły przyspieszone wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych. Telekonferencje, spotkania on-line, powszechne wykorzystywanie komunikatorów pozwoliły z jednej strony zachować maksymalne bezpieczeństwo, z drugiej zaś zapewniły szybki i regularny kontakt.

Transparentność

Tylko rzetelna i stała wymiana informacji pozwala na dostosowanie działań zarządcy do potrzeb i oczekiwań użytkowników nieruchomości. Odpowiednio wcześnie zgłoszony przypadek zakażenia koronawirusem nie jest tak niebezpieczny, jak rozwijająca się bez kontroli infekcja. Obecnie w procesie zarządzania ważne są również inne informacje: frekwencja pracowników w biurach czy oczekiwania względem utrzymania nieruchomości, wpływające ostatecznie na koszty eksploatacyjne ponoszone przez najemców.
Dziś liczą się transparentność informacyjna, skrócony czas przekazu oraz stały i nieograniczony dostęp do danych. Obecna sytuacja wymusza wdrożenie platform, dzięki którym wszyscy użytkownicy będą mogli mieć dostęp do kompletnych informacji dotyczących nieruchomości.

Dane na życzenie, nie tylko w czasie pandemii
Obecnie najprostszym w użytkowaniu systemem komunikacyjnym, poza kontaktem mailowym czy telefonicznym, jest helpdesk. Za jego pośrednictwem można zgłaszać wszelkie problemy i uwagi oraz kontrolować ich realizację. Poza systemami finansowo-operacyjnymi zarządcy coraz częściej decydują się na implementację bardziej wyrafinowanych narzędzi – kompleksowych platform informatycznych wspomagających zarządzanie operacyjno-techniczne. Systemy te standaryzują sposób świadczenia usług, obniżają pracochłonność obsługi administracyjnej, a przede wszystkim pozwalają na aktywne monitorowanie, analizę i kontrolę wielu procesów. Rośnie również zainteresowanie technologią BIM [Building Information Modelling], która umożliwia zintegrowanie informacji o budynku na wszystkich etapach, od fazy projektowej po zarządzanie obiektem. Na zastosowanie tego rozwiązania coraz częściej decydują się również najwięksi najemcy.
Jak przechowywać i udostępniać pełną informację o budynku? Jedną z najwygodniejszych możliwości jest utworzenie wirtualnego pokoju danych [Virtual Data Room], z dostępem udzielanym przez właściciela nieruchomości.

Klientom Colliers ułatwiamy dostęp do informacji o swoich nieruchomościach czy całych portfelach poprzez interaktywny panel Dashboard. Wśród aktualizowanych na bieżąco informacji znajdą tam m.in. dane o aktualnych stawkach kosztów eksploatacyjnych, wskaźnikach poziomu najmu czy terminach kończących się umów.

Obieg dokumentów

Jednym ze skutków pandemii covid-19 – a właściwie wymuszonej przez nią pracy zdalnej – jest powszechniejsze stosowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych czy e-faktur. Wymusiło to opracowanie nowego obiegu dokumentów. Digitalizacja umożliwia z kolei zautomatyzowanie powtarzalnych zadań.

Office App – aplikacja, która zarządza nie tylko biurem

W tym roku Colliers rozpoczął współpracę z twórcą platformy Office App, kompleksowego narzędzia do zarządzania biurem. Wśród jego bazowych zastosowań jest m.in. rezerwacja biurek, sal konferencyjnych i miejsc parkingowych, rejestracja gości, szybka komunikacja. Aplikacja jest szczególnie pomocna w obecnej sytuacji, ponieważ pozwala zachować odległość 2 m pomiędzy stanowiskami pracy, czy zbiera informacje, o tym kto i kiedy odwiedza firmę.

Ponadto, w rozbudowanej wersji i we współpracy z zarządcą, może szybko udostępniać najemcom informacje o awariach czy planowanych pracach w budynku. Aplikacja integruje użytkowników na trzech poziomach: społeczności, obsługi nieruchomości oraz workplace. System jest kompleksowy, a jego funkcje można dopasować do potrzeb klienta. Co istotne, aplikacja łączy obszary, które dotąd były rozproszone w różnych narzędziach.

Więcej elastyczności

Nowością jest również aplikacja Colliers Mobility Pass, która ułatwia firmom i samodzielnym pracownikom szybkie wynajmowanie powierzchni biurowej i konferencyjnej w przestrzeniach coworkingowych w ponad 5000 lokalizacji. Operator systemu działa w 70 krajach. W tym samym panelu można więc zarezerwować bezpieczną, dobrze wyposażoną przestrzeń w Warszawie czy Singapurze.

Tak dzisiaj wygląda nowa rzeczywistość zarządzania nieruchomościami. W zapewnieniu użytkownikom maksymalnego poziomu bezpieczeństwa, z pomocą przychodzą nowe rozwiązania technologiczne. Nic jednak nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z najemcą. Wierzymy, że już niedługo będą one możliwe twarzą w twarz, a budynku biurowe znów będą tętnić życiem.

Znów w pracy – i co dalej? >>