Najemca i zarządca grają w jednej drużynie.

Wynajmujący i zarządca vs. najemca – jakie są wzajemne oczekiwania, najczęstsze problemy i sposoby na ich skuteczne rozwiązania.

Obecnie rynek powierzchni biurowych w Polsce liczy ponad 9 mln mkw. powierzchni biurowej dostępnej w dziewięciu największych miastach, z czego około połowa przypada na Warszawę. Ponadto każdego roku na rynek przybywa około 1 mln mkw. W efekcie poziom pustostanów wciąż rośnie i obecnie waha się w granicach 12-13 proc. Ta sytuacja powoduje, że to najemcy dziś dyktują warunki. Zarówno właściciele, jak i zarządcy nieruchomości muszą zabiegać o najemców. Sztuką jest zarówno  przyciągnięcie ich do nieruchomości, jak i zachęcenie do pozostania na dłużej. Właśnie tutaj zaczyna się ogromna rola osób zarządzających budynkiem. O tym, czego oczekują najemcy od zarządców nieruchomości oraz sposobach sprostania tym oczekiwaniom rozmawiają Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami z Colliers International i Iwona Wdowczyk, manager biura w firmie Cargill Poland, która od lat wynajmuje powierzchnię w obiekcie zarządzanym przez Colliers.

 

Marzena Ciurzyńska: Co sprawia, że dana lokalizacja jest atrakcyjna dla najemcy? Jeśli firma rozważa przeniesienie biura w nowe miejsca, jakie kryteria wyboru są dla Państwa, jako najemcy są najważniejsze?

Iwona Wdowczyk, Cargill: Oczywiście lokalizacja pozostaje kluczowym kryterium. W pewnym momencie stworzyliśmy mapę kodów pocztowych i patrzyliśmy, w jakiej części miasta mieszka najwięcej naszych pracowników, tak aby największa grupa miała jak najłatwiejszy dojazd do pracy. Niestety nie do końca się to udało ze względu na duży rozstrzał pomiędzy dzielnicami. Między innymi dlatego, choć nie tylko, postanowiliśmy zostać w dotychczasowym biurze. Istotny jest dla nas dostęp do komunikacji publicznej – tramwajów, autobusów, metra czy ścieżek rowerowych. W kontekście lokalizacji istotna jest także cała infrastruktura usługowo-gastronomiczna, dostęp do sklepów oraz kawiarni i restauracji.

MC: Trzeba przyznać, że w tym zakresie nic się nie zmienia. Od lat lokalizacja jest jednym z kluczowych czynników, którym kierują się firmy przy poszukiwaniu biura. A czy poziom kosztów eksploatacyjnych i wysokość czynszu nadal jest jednym najważniejszych czynników i czy są one analizowane już na etapie poszukiwania powierzchni?

IW: Wysokość kosztów eksploatacyjnych nie jest dla nas kluczowa na pierwszym etapie poszukiwania budynku. Natomiast zdecydowanie jest to bardzo istotny element w momencie, kiedy rozważamy pozostanie w dotychczasowym miejscu. Wtedy stabilny poziom kosztów eksploatacyjnych, czyli niewielkie wahania ich wysokości na przestrzeni lat ma ogromne znaczenie.

MC: Przyjrzyjmy się w takim razie jeszcze innym czynnikom, które z punktu widzenia najemcy wpływają na atrakcyjność nieruchomości. Czy cechy nieruchomości takie, jak klasa A, atrakcyjne zarządzanie poprzez budowanie społeczności najemców, organizację różnego rodzaju wydarzeń dla najemców, ma również znaczenie w momencie poszukiwania lokalizacji na nowe biuro?

IW: O ile pewnych rzeczy na poziomie poszukiwania biura jeszcze nie wiemy i trudno jest je przewidzieć, to mamy poza lokalizacją swoje kryteria istotne przy jego wyborze, np. otwierane okna, dostępność do budynku dla osób z zewnątrz, bezpieczeństwo budynku, infrastruktura IT. Za te wszystkie udogodnienia jesteśmy w stanie zapłacić nawet trochę więcej.

MC: Na ile istotne są dla Was certyfikaty ekologiczne i zarządzanie budynkami zgodnie z polityką „go green”?

IW: Jesteśmy firmą świadomą społecznie, a w to wpisuje się także dbanie o szeroko rozumiane środowisko. Co za tym idzie budynki posiadające odpowiednie certyfikaty potwierdzające ich ekologiczny i energooszczędny charakter są zgodne z naszą filozofią.

MC: Jakiego rodzaju usług i serwisów oczekują Państwo od zarządcy? Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że najemcy mają coraz większą świadomość i oczekują już nie tylko dobrego i profesjonalnego sprzątania, miłej i sprawnie działającej ochrony czy sprawnego serwisu technicznego. Bez jakich usług współczesny najemca nie wyobraża sobie funkcjonowania?

IW: Przed wszystkim kluczowe jest, aby zarządca bardzo jasno wyjaśnił zasady wzajemnego funkcjonowania wszystkich najemców, a przy tym był otwarty i gotowy do pewnych ustępstw. Mam tu na myśli wiele różnych kwestii, które czasem są bardzo drobne, np. zbyt długie wydawanie kart dostępu czy możliwość szybkiego kontaktu telefonicznego z zarządcą, a które rzutują na całość współpracy. Bardzo ważna jest też atmosfera, którą zarządca tworzy wokół nieruchomości. Nie chodzi tu tylko o eventy dla najemców, ale na przykład o wprowadzenie dodatkowych usług w budynku takich, jak kawiarnie. Niezwykle istotne jest, co jeszcze rzadko się zdarza, aby zarządca pomagał wykorzystywać potencjał najemców – każdy z nas ma coś do zaoferowania innym.

MC: Czy usługi takie, jak ogólnodostępne sale konferencyjne lub sezonowe serwisy gastronomiczne w wynajmowanym budynku są potrzebne z punktu widzenia najemcy?

IW: Z naszego punktu widzenia jest to bardzo istotne. Przy czym ważne jest, aby informacje o ogólnodostępnych salach konferencyjnych otrzymać jeszcze przed wynajmem powierzchni, ponieważ pozwoliłoby to nam na jej ograniczenie lub też inne zagospodarowanie. To, co może robić zarządca, a czego wciąż nam mało to faktycznie sezonowe serwisy gastronomiczne – food trucki lub lody w sezonie letnim wprawiają wszystkich w dobry nastrój.

MC: Jak wyobrażacie sobie Państwo idealną komunikację między zarządcą a najemcą? Czy kontakt z najemcą powinien odbywać się codziennie czy w regularnie wyznaczonym terminie? My jako zarządcy raz w roku wysyłamy do wszystkich najemców ankiety badające zadowolenie ze świadczonych usług, staramy się również każdego roku spotkać się z przedstawicielami najemców, aby przedstawić im to, co już zostało zrealizowane oraz jakie są plany na najbliższe lata. Czy to jest wystarczające?

IW: Spotkania są bardzo potrzebne. Dla mnie najbardziej istotne jest to, że zawsze mogę zadzwonić lub napisać się do zarządcy i w krótkim czasie otrzymam odpowiedź. Taki codzienny kontakt w razie potrzeby oraz coroczne spotkania są wystarczające.

MC: Przejdźmy do najczęstszy problemów związanych w wynajem biura i sposobach na ich rozwiązanie. Jednym z głównych problemów powtarzającym się w niemal każdej nieruchomości jest dostępność miejsc parkingowych. Właściciel i zarządca są zobowiązani przekazać najemcy określoną pulę miejsc parkingowych, a później ich utrzymanie należy już do najemcy. Jak Państwo poradziliście sobie z tą sytuacją?

IW: Wydaje mi się, że mamy nieco inny system niż większość firm. Chcemy jak najintensywniej wykorzystać miejsca, które posiadamy. Mamy około 80 miejsc dla

samochodów służbowych. Jednak każdy pracownik, nawet nieposiadający samochodu służbowego, może skorzystać z wolnego miejsca na pojazd służbowy. Posiadacze samochodów służbowych są zobowiązani do wcześniejszego poinformowania, jeśli w danym czasie nie będą korzystać ze swojego miejsca, tak aby mogła z niego skorzystać inna osoba. W ten sposób miejsca są wykorzystywane praktycznie przez cały czas. Myślę, że w tym zakresie nie mamy problemów. Większym dylematem jest dla nas problem parkingu zewnętrznego, czy też dostęp do budynku dla kurierów, poczty, taksówek, czy innych tym podobnych serwisów, dla których często brakuje miejsc i muszą oczekiwać.

MC: Co jeszcze jest kłopotliwe dla państwa we współpracy z zarządcą i właścicielem nieruchomości?

IW: Być może nie nazwałabym tego sytuacją kłopotliwą, bo wiem, że staracie się zapanować nad sytuacją, ale z całą pewnością nie ułatwiają nam funkcjonowania zbyt częste zmiany zarządców. Bo mimo przekazywania sobie obowiązków przez kolejnych zarządców, to zawsze występują jakieś braki w ciągłości wiedzy. Stabilizacja w każdym zakresie jest bardzo ważna z punktu widzenia najemcy.

MC: Tak, jak wcześniej wspomniałam Colliers International we współpracy z właścicielami nieruchomości przywiązuje wielką wagę do sugestii zmian zgłaszanych przez najemców w corocznych ankietach. Jako przykład dobrej praktyki mogę podać działania zrealizowane w ubiegłym roku w warszawskim biurowcu Mokotów Nova. W odpowiedzi na potrzeby najemców na terenie obiektu powstały kawiarnia, apteka, kiosk oraz bankomat. Ponadto zainstalowano dodatkowe kamery szczególnie na parkingach podziemnych, a także w windach. Wspólnie z właścicielem zorganizowaliśmy także szereg wydarzeń wpływających na integrację między najemcami, a także najemców z zarządcą i właścicielem. Nie brakowało  jednodniowych wydarzeń takich, jak jarmark świąteczny, dzień czekolady, dzień hot-doga, świąteczna zbiórka dla domu dziecka, dzień autyzmu czy zbiórka krwi. Wspominała Pani także o infrastrukturze dla rowerzystów, w związku z tym idziemy o krok dalej i organizujemy imprezy dla rowerzystów. W tym roku był to weekend bezpłatnego serwisowania rowerów.