fbpx

Jak pracować zdalnie podczas epidemii COVID-19?.

12 najlepszych praktyk

Epidemia COVID-19 sprawiła, że praca zdalna, a właściwie praca z domu jest jedyną metodą na realizację codziennych zadań i zachowanie ciągłości pracy w firmach. Postanowiliśmy podzielić się najlepszymi praktykami, z których sami korzystamy podczas pracy z domu. Poniższa lista ułatwi osobom pracującym w zespołach rozproszonych po różnych rynkach i regionach utrzymanie spójności działań, wzajemne wspieranie się oraz obsługę klientów zewnętrznych, bez względu na strefę czasową.

12 NAJLEPSZYCH PRAKTYK PODCZAS PRACY ZDALNEJ:

  1. Zaangażuj się

Podobnie jak w przypadku wszystkich prac w zespole – zaangażowanie ma największe znaczenie. Opracuj zasady pracy swojego zespołu i postaraj się, by wszyscy się ich trzymali. Skorzystaj z podstawowych technologii, by pokazać, czy jesteś dostępny, czy zajęty. Zaplanuj spotkania z zespołem za pomocą telekonferencji lub wirtualnych stand-up’ów. Jeśli to możliwe dzielcie się kalendarzami i ustalcie terminy, w jakich muszą zapadać najważniejsze decyzje. Pozwól innym rozliczać się wzajemnie z wykonanych zadań. Wybierz lidera lub managera, który pokaże i będzie wspierać właściwe zachowania.

  1. Skup się

Podczas pracy z domu łatwo się rozpraszamy obowiązkami domowymi – pranie, spacer z psem, rozładowanie zmywarki… Stwórz plan dnia, który pomoże ci tego uniknąć. Wybierz konkretne pory, w których skupisz się tylko na pracy i takie, w których zrobisz sobie przerwę, by zająć się czynnościami domowymi. Znajdź miejsce w domu, które pozwoli ci się odciąć od rozpraszających cię członków rodziny lub współlokatorów. Zorganizuj sobie przestrzeń tak, by dawała, jak najlepsze warunki do pracy. Jeśli to możliwe twoje stanowisko pracy powinno znajdować się przy źródle dziennego światła, zadbaj też o widok, ergonomiczne meble (szczególnie dobre krzesło), dobre oświetlenie, łatwy dostęp do prądu i szybkiego Internetu/ łącza szerokopasmowego. Spróbuj odwzorować swoje biurowe stanowisko pracy. Jeśli zazwyczaj korzystasz z kilku ekranów, spróbuj tego samego w domu. Jeśli masz małe doświadczenie w pracy zdalnej, to idealny moment na wypracowanie nowych, dobrych nawyków, które pozwolą ci się skupić i przywyknąć do nowej rutyny.

  1. Korzystaj z konferencji wideo

Każdy laptop jest wyposażony w kamerę. Skorzystaj z niej! Możliwość zobaczenie się daje poczucie, że jesteśmy bliżej siebie. Poproś wszystkich o uruchamianie kamer podczas spotkań online i egzekwuj tę zasadę. Kamery nie tylko sprawiają, że mamy wrażenie, iż jesteśmy bliżej siebie, znacząco zwiększają produktywność w trakcie spotkań online. Ciężko się słucha, uśmiecha i wykonuje inne zadania w tym samym czasie.

  1. Wiedz, kiedy skończyć pracę

Dojazdy do i z biura tworzą wyraźną granicę pomiędzy pracą a czasem prywatnym. Praca zdalna potrafi rozmyć ten podział. Stwórz zasady, które pozwolą twojemu zespołowi zachować równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. Ważne jest też to, byś ustalił reguły dla siebie. Pozwól sobie na korzystanie z wolnego czasu bez poczucia winy. Kiedy nie będziesz dostępny? Kiedy rozpoczniesz i skończysz pracę? Ustal to ze swoim managerem oraz zespołem i trzymaj się tych zasad. Odpowiadanie na maile i wiadomości sms wieczorami i w weekendy utrudnia odpoczynek i zebranie nowych sił.

  1. Dobre samopoczucie

Tak jak w biurze staraj się robić sobie krótkie przerwy od pracy co godzinę, by się poruszać i nawodnić. Jeśli to możliwe, spróbuj zaczerpnąć świeżego powietrza, a może nawet złapać trochę słońca. Wykorzystaj czas zaoszczędzony na dojazdach i zrób coś dobrego dla swojego zdrowia – przejdź się, poćwicz, poczytaj. Jednym z najważniejszych komponentów dobrego samopoczucia jest sen. Badania dowodzą, że dobry sen zaczyna się w trakcie dnia od dostępu do światła dziennego i ruchu. Spróbuj przygotować się w ten sposób na sukces.

  1. Korzystaj z technologii

Sprawdź w podręczniku organizacji pracy z domu lub ze swoim działem IT, czy korzystasz z odpowiednich i zaakceptowanych narzędzi do łączenia się z firmowymi serwerami. Korzystaj z narzędzi do komunikacji online i dzielenia się dokumentami, takimi jak: Slack, Skype, Teams, Google docs, Salesforce, Chatter, Quip, Hive, DropBox itd. Korzystaj z narzędzi do zarządzania pracą i procesami, by pozostać na bieżąco z tym, co robią twoi współpracownicy. Wiele z tych narzędzi pokazuje, kto aktualnie z nich korzysta. Wykorzystuj tę funkcję, by pokazać innym, czy jesteś dostępny, zajęty lub z dala od swojego biurka. Dodatkowo nagrywaj spotkania online swojego zespołu dla tych osób, które nie mogły w nich uczestniczyć. Wybierzcie jedną platformę, przeszkolcie się z jej funkcji i wypracujcie nawyk korzystania z niej.

  1. Etykieta spotkań

Każde spotkanie powinno mieć konkretny cel i agendę, według której przebiegnie. Starajcie się nie mówić równocześnie i zadbajcie o to, by każdy mógł się wypowiedzieć i zostać usłyszany. Spraw, by spotkania były istotne dla wszystkich uczestników. Pomagajcie sobie wzajemnie.

  1. Nie zapomnij o relacjach

Jesteśmy istotami społecznymi. Potrzebujemy interakcji z innymi, by utrzymać balans w swoim życiu i zachować produktywność. Pomyśl wraz ze swoim zespołem nad tym, jak wspólnie cieszyć się sukcesami, uczyć i rozmawiać na bardziej osobistym poziomie. Spróbuj chociaż raz dziennie porozmawiać z kimś z twojego zespołu, by nie czuć się odizolowanym. Zastanów się nad przeznaczeniem czasu i nad uzyskaniem zgody innych członków zespołu na prywatne rozmowy, podczas których omówicie wakacyjne plany, ciekawe rzeczy, które wam się przydarzyły lub swoje zainteresowania i hobby. Zadbaj o to, by te rozmowy były na odpowiednim poziomie – tak jak w biurze.

  1. Normy i odpowiedzialność za zadania

Po uzgodnieniu zasad pracy zdalnej, postaraj się, by każdy w zespole czuł się odpowiedzialny za utrzymanie ustalonego procesu komunikacji. Wykorzystaj narzędzia i technologie, by wszyscy widzieli postęp prac. Trzymaj rękę na pulsie i pamiętaj, kto odpowiada, za które zadanie, aby ludzie czuli odpowiedzialność wobec grupy i uczciwie wypełniali swoje zobowiązania. Pamiętaj, że najlepszym sposobem budowania zaufania jest zrobienie tego, co obiecałeś.

  1. Trzymaj się dobrych praktyk zarządzania

Liderzy muszą pamiętać o stałym komunikowaniu celów, ważnych inicjatyw i priorytetów. Regularnie dziel się z zespołem założonymi celami i śledź ich realizację. Nie zapomnij świętować sukcesów!

  1. Bądź elastyczny

Być może jest to dla ciebie zupełnie nowy sposób współpracy z twoim zespołem i klientami. Staraj się ciągle szukać sposobów na usprawnienie tego procesu. Upewniaj się, że zasady, które ustaliłeś na początku, prowadzą do oczekiwanych wyników. Jeśli tak nie jest, spróbuj je przemodelować.

  1. Rozszerzaj krąg osób zaangażowanych w ten nowy sposób pracy

Teraz gdy twój zespół ma już wypracowane dobre praktyki współpracy na odległość, wprowadź w ten system innych. Zapraszaj gości i prelegentów do udziału w spotkaniach online z twoim zespołem. Upewnij się, że twoi koledzy z pracy wiedzą, jak mogą nawiązać kontakt z tobą i twoim zespołem. Zaproś kierownictwo, by wzięło udział w jednym z waszych spotkań. Jeśli chcesz przejść na wyższy poziom podczas spotkań zespołu, spróbuj wykorzystać funkcję „brek out” oferowaną przez Zoom lub inne ciekawe narzędzie wideokonferencyjne. To jakbyś wszedł do pełnej sali na szybką burzę mózgów.

Praca zdalna nie jest niczym nowym, a techniki i technologie do niej wykorzystywane ciągle ewoluują. Najważniejsze jest to, by być w kontakcie z innymi, zdać sobie sprawę, że to nowy sposób pracy i pozwolić sobie na potknięcia podczas budowania wysoce efektywnego rozproszonego zespołu. Pamiętaj, te praktyki będą aktualne i pomogą ci lepiej wykonywać swoje obowiązki nawet wtedy, gdy znowu spotkamy się w biurze.

Colliers Workplace Advisory Team

Jak przygotować organizację na przyszłość >>