Gdy zmiana na lepsze kończy się źle.

Długofalowe skutki finansowe złego zarządzania zmianą

Czym jest zarządzanie zmianą? Czy zmiany „na lepsze” również wymagają zarządzania? Jakie wymierne skutki dla biznesu ma niewłaściwie przeprowadzony proces zarządzania zmianą?

Zarządzanie zmianą jest terminem obecnym w świadomości biznesu już od kilkudziesięciu lat. Pomimo tego nadal często można spotkać się z różnego rodzaju mitami i brakiem zrozumienia, czym ten proces faktycznie jest i dlaczego opłaca się poświęcić mu więcej uwagi.

Tyle hałasu o…?

Zarządzanie zmianą w organizacji to zestaw metod i działań, których celem jest przekształcenie określonego aspektu funkcjonowania firmy w taki sposób, aby wdrożona zmiana była trwała i powodowała jak najmniejsze utrudnienia w pracy. Mówiąc prościej, skuteczne zarządzanie zmianą ma sprawić, że planowana transformacja faktycznie się wydarzy i utrzyma, a niedogodności i niepokoje wywołane przez cały proces będą jak najmniejsze.

Czym natomiast zarządzanie zmianą nie jest? Wbrew często spotykanym opiniom, nie jest ono synonimem komunikacji. Właściwa komunikacja stanowi wprawdzie istotny warunek skutecznego zarządzania zmianą, ale nie jedyny. Równie istotne są takie elementy procesu, jak np. określenie strategii, rzetelna analiza potrzeb, identyfikowanie agentów zmiany wewnątrz organizacji, redukowanie lęku i oporu oraz wiele innych. Zarządzanie zmianą jest pojęciem bardzo ogólnym, w które wpisuje się szeroki wachlarz działań i technik.

Nasze nowe biuro będzie dużo lepsze

Innym często spotykanym mitem jest przekonanie, że zarządzania wymagają tylko zmiany „na gorsze”, czyli takie, które wiążą się z utrudnieniami lub wymiernymi stratami dla pracowników. To logiczne: kto przy zdrowych zmysłach sprzeciwiałby się np. przeprowadzce do nowoczesnego, pięknie zaprojektowanego biura? W rzeczywistości jednak nie jest to aż tak proste, jak by się mogło wydawać.

Źródeł oporu przed zmianą może być bardzo wiele. Do najważniejszych należy brak zrozumienia sensu zmiany wśród pracowników, brak możliwości wyjaśnienia wątpliwości, czy też lęk o własne miejsce pracy. W praktyce, mając w organizacji kilkaset lub nawet kilkadziesiąt osób, możemy być niemal pewni, że każda wdrażana przez nas zmiana będzie miała przynajmniej kilku zagorzałych przeciwników. Jeśli od samego początku procesu nie zostaną podjęte właściwe działania, miejsce rzetelnych informacji zajmie niepokój i plotki, które jak zakaźna choroba rozprzestrzenią się wśród pracowników. Podobnie jak w przypadku tychże chorób, plotkom znacznie taniej jest zapobiegać, niż leczyć ich długofalowe skutki.

Demony przeszłości: konsekwencje złego zarządzania zmianą

Jakie są zatem skutki złego zarządzania zmianą (lub też jego braku)? Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że najgorsze, co może nas spotkać, to powrót do punktu wyjścia. Innymi słowy, jeśli zmiana się nie uda, to wszystko wraca „do normy” sprzed rozpoczęcia projektu. Niestety, w rzeczywistości konsekwencje porażki są znacznie poważniejsze. Najbardziej kosztowna z nich to niewątpliwie koszty odejścia pracowników. Badania pokazują, że frustracja wynikająca z negatywnej oceny przebiegu procesu zmiany przez pracowników pozwalała przewidzieć prawdopodobieństwo ich odejścia z pracy nawet na dwa lata w przyszłość. Tymczasem całkowity koszt zastąpienia jednej osoby to koszt m.in. utraty specjalistycznej wiedzy, kontaktów, koszty rekrutacji i selekcji, koszty przeszkolenia nowego pracownika, koszty okresu obniżonej efektywności itp. Z badań uwzględniających powyższe czynniki wynika, że przeciętny, łączny koszt odejścia jednego pracownika wynosi od 1 do 4 jego rocznych pensji.

Oprócz odejść wywołanych frustracją pracowników, niewłaściwe zarządzanie zmianą ma jeszcze inny, długoterminowy skutek. Kluczowym warunkiem sukcesu zmiany jest bowiem akceptacja oraz aktywny udział ze strony pracowników. Każda nieudana lub źle przeprowadzona próba transformacji powoduje u pracowników coraz większą niechęć do angażowania się w dalsze aktywności. Narastająca niechęć sprawia z kolei, że każdy następny proces zmiany jest coraz trudniejszy do przeprowadzenia. W ten sposób tworzy się błędne koło stagnacji i narastającej frustracji, które nie jest łatwo przełamać.

Podsumowując, zmiana to moment próby, podczas którego pracownicy szczególnie uważnie patrzą kadrze zarządzającej na ręce. Warto zatem dopilnować, aby wykonywane działania były przemyślane i uwzględniały wszystkie kluczowe obszary, które decydują o powodzeniu transformacji. Należy przy tym pamiętać, że o ile wyznaczenie właściwego kierunku zmiany jest kwestią podstawową, o tyle zadbanie o przebieg samego procesu jest równie ważnym czynnikiem sukcesu. Zaniedbanie któregokolwiek z tych aspektów sprawi, że konsekwencje popełnionych błędów jeszcze długo będą odczuwalne – zarówno na poziomie personalnym, jak i finansowym.

Więcej o Workplace Innovation »