fbpx

Biuro z budką telefoniczną!.

Jak zadbać o komfort pracowników prowadzących rozmowy telefoniczne

Tradycyjne budki telefoniczne powoli odchodzą w niepamięć i znikają z krajobrazu naszych miast. Coraz częściej jednak można je zobaczyć w nowej odsłonie – w nowoczesnych aranżacjach biur. Dlaczego tak się dzieje? Niezależnie od kontynentu czy kraju budki zapewniają bardziej komfortowe warunki pracy. Rozmówcy znajdą w nich miejsce na swobodną, poufną konwersację, nie przeszkadzając osobom pracującym w ich otoczeniu. Badania nad wpływem środowiska pracy wykazały, iż poczucie prywatności oraz poziom hałasu to czynniki silnie związane z ogólnym poziomem satysfakcji z pracy. Warto więc zastanowić się, czy nasze biuro zaspokaja te podstawowe potrzeby w odniesieniu do rozmów telefonicznych.

W poszukiwaniu cichego zakątka

Zgodnie z ogólnie przyjętym kanonem zachowań w biurze, aby wykonać lub odebrać telefon pracownik powinien opuścić przestrzeń dzieloną z innymi współpracownikami. Gdzie jednak ma się udać? Po odebraniu połączenia pracownicy rozpoczynają poszukiwania dogodnego miejsca na rozmowę, co często okazuje się niełatwym zadaniem. Prowadząc  badania wykorzystania przestrzeni u naszych klientów codziennie spotykamy pracowników spacerujących i prowadzących rozmowy na korytarzach, czy też w print room’ach. Częstą praktyką jest także zajmowanie kilku- czy kilkunastoosobowych sal konferencyjnych. Powoduje to nieefektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej i uniemożliwia skorzystanie z tego pomieszczenia przez większą grupę osób. Jeden z pracowników przyznał, że odbierając telefon automatycznie zmierza zwykle w kierunku szatni. Osoby prowadzące rozmowy telefoniczne spotykamy także w archiwach, kuchniach, magazynkach, a nawet w toaletach. Jeden z managerów wyznał, iż w celu przeprowadzenia dłuższych negocjacji telefonicznych udaje się do służbowego samochodu, gdyż w biurze nie ma odpowiedniego miejsca do wykonania tego zadania. Wszystkie zaobserwowane i zasłyszane przez nas sytuacje mają jeden wspólny mianownik – pracownicy próbują „oswoić” dostępną przestrzeń, gdyż nie jest ona zaprojektowana zgodnie z ich potrzebami i nie wspiera ich w codziennej pracy.

Budki, kapsuły czy wnęki?

W nowoczesnych biurach, projektowanych zgodnie z ideą Activity Based Working, bez trudu znajdziemy miejsce, które będzie pozwalało odciąć się od otaczającego hałasu, zniweluje niskie poczucie prywatności i sprawi, że warunki pracy będą po prostu bardziej komfortowe. Jak powinny wyglądać? Firmy produkujące rozwiązania meblowe prześcigają się w pomysłach. Warto zwrócić jednak uwagę na indywidualne potrzeby każdej organizacji, poczynając od liczby takich pomieszczeń, przez ich wielkość, wyposażenie, po rozmieszczenie w obszarze biura. W zależności od charakteru pracy firmy mogą być potrzebne jednoosobowe pomieszczenia na krótsze konwersacje lub też dwu-, trzyosobowe salki do tele- lub wideokonferencji z klientami. Warto pomyśleć też o miejscach, które będą mogły pełnić kilka funkcji jednocześnie, dzięki czemu powierzchnia będzie wykorzystywana bardziej efektywnie. Przykładem jest budka telefoniczna, w której można popracować w skupieniu z laptopem i dokumentami, czy też przeprowadzić krótkie spotkanie.

Funkcjonalność w parze z designem

Przebierając w coraz szerszej ofercie materiałów i kolorów powinniśmy pamiętać przede wszystkim o funkcjonalności tego typu pomieszczeń. Warto zasięgnąć porady specjalisty w kwestiach dotyczących wygłuszenia i zapewnienia odpowiedniej akustyki, aby uniknąć efektu „studni” czy też wydostawania się dźwięku na zewnątrz. Istotna jest też wentylacja – budka będzie stała pusta, jeśli będzie w niej duszno. Niemniej ważny jest wybór designu, pasującego do kolorystyki i stylu otoczenia, aby pomieszczenia te tworzyły spójną całość z pozostałą przestrzenią biura i dodawały jej charakteru. Na koniec, warto stworzyć listę zasad korzystania z nowych stanowisk, najlepiej włączając w ten proces pracowników. Zmiana fizycznej przestrzeni stanowi bowiem pierwszy krok w procesie zmian prowadzających do stworzenia idealnego biura.

Podsumowując, trendy w projektowaniu nowoczesnych biur z miejscami dedykowanymi rozmowom telefonicznym to korzyści dla obu stron – pracownicy zyskują przestrzeń dopasowaną do swoich potrzeb, a pracodawcy odpowiadają na potrzeby pracowników. Komfort miejsca pracy nigdy nie wychodzi z mody!

Więcej o Workplace Innovation »