fbpx

12 kroków do idealnego biura.

Na co należy uważać przy poszukiwaniu powierzchni biurowej?

Nie ma biur idealnych. W świecie realnym poruszamy się wśród kompromisów, które mniej lub bardziej odzwierciedlają nasze oczekiwania. Podobnie jest z przestrzenią biurową, gdzie najczęściej decydujemy się na powierzchnię, która jest najbliższa naszym założeniom.

Aby dokonać właściwego wyboru, podczas poszukiwań, powinniśmy zwrócić uwagę na szereg elementów, które wydają się być dla nas kluczowe nie tylko w momencie podpisania umowy najmu, ale także w perspektywie kilku kolejnych lat. Świadomość realizacji 12 kroków przy poszukiwaniu idealnego lokum dla naszej firmy, znacznie ułatwi nam wybór i zaspokoi nasze oczekiwania biurowe.

1. Analiza obecnych i przyszłych potrzeb firmy

Przed przystąpieniem do procesu poszukiwań, warto przeanalizować obecną i prognozowaną sytuację firmy. Definicja własnych potrzeb jest najważniejszym elementem w całym procesie. Należy przemyśleć czy obecne biuro spełnia założenia wartości firmy i czy zaspokoi przyszłe potrzeby rozwijającej się organizacji oraz dopasuje się do ewentualnej zmiany systemu pracy. To tylko nieliczne zagadnienia, które powinien rozważyć office manager przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań. Dodatkowo, korzystając z usług doradczych, możemy liczyć na wsparcie doświadczonych brokerów, którzy wykorzystując różne narzędzia pomogą najemcy w stworzeniu mapy obecnych i przyszłych potrzeb firmy.

2. Analiza potrzeb pracowników i efektywności przestrzeni pracy

Krok pierwszy i drugi tworzą integralną całość. Biuro to przede wszystkim ludzie, dlatego analiza powinna także objąć pracowników, niezależnie od zajmowanego stanowiska i stażu pracy. Realizacja tego postulatu wpłynie nie tylko na wzrost zadowolenia i jakości pracy ludzi, ale także jej efektywności. Coraz częściej najemcy korzystają z usługi „workplace solutions”, która pozwala nie tylko na optymalizację przestrzeni pracy, ale także na znalezieniu rozwiązań, które poprzez zmianę systemu pracy, maksymalnie wykorzystują potencjał pracowników. W ostatniej dekadzie biuro stało się nie tylko miejscem, gdzie oddajemy się obowiązkom służbowym, ale także spędzamy czas w przestrzeniach socjalnych, nawiązujemy kontakty, realizujemy inne pozazawodowe zadania.

3. Lokalizacja

Po przeanalizowaniu struktury firmy i jej pracowników zaczynamy rozpoznawać rynek. Przede wszystkim należy zastanowić się nad lokalizacją. Czy zależy nam na centralnym ulokowaniu biura, co często wiąże się z wyższym czynszem? A może powinniśmy ulokować nasze biuro w jednej spoza centralnych dzielnic z powodu bliskości naszych kontrahentów biznesowych? Lokalizacja biura będzie miała swoje odzwierciedlenie w czynszu, dostępności komunikacji miejskiej, liczby miejsc parkingowych oraz wielu innych czynników związanych z codziennymi operacjami firmy.

4. Transport

Jeśli przeprowadziliśmy analizę potrzeb pracowników, wiemy już jaki system komunikacji preferują. Metro, tramwaj, a może Szybka Kolej Miejska? Analizie możemy poddać także kody pocztowe, czyli miejsca zamieszkania pracowników, tworząc tym samym mapę najczęściej uczęszczanych tras. Jeśli zaś pracownicy poruszają się głównie samochodami (np. w przypadku firm posiadających dużą flotę samochodową) powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na dostępność głównych arterii komunikacyjnych takich, jak obwodnice czy drogi wielopasmowe. Tym samym będziemy mogli stwierdzić, które dzielnice są bardziej, a które mniej atrakcyjne dla naszych pracowników.

5. Miejsca parkingowe

Miejsca parkingowe są zazwyczaj dużym wydatkiem dla firmy, szczególnie w centrum, gdzie opłaty za stanowisko postojowe sięgają nawet 220 euro netto miesięcznie. Jednak cena miejsca to tylko jeden aspekt – niezwykle ważna jest ich dostępność. W centralnych lokalizacjach miejsc parkingowych jest niewiele. Średnio jedno na sto mkw. wynajętej powierzchni. Lokalizacje poza centrum, z powodu tańszego gruntu, mogą pochwalić się parkingami wielopoziomowymi – zarówno podziemnymi, jak i naziemnymi. Cena najmu jest także odpowiednio niższa i waha się od 30 do 100 euro netto za miejsce. Firma, która posiada dużą flotę samochodową powinna uważnie przyjrzeć się dostępności miejsc parkingowych i zabezpieczyć ich najem równolegle z zabezpieczeniem najmu powierzchni biurowej. Warto także rozważyć alternatywne opcje najmu miejsc parkingowych, np. u zewnętrznych operatorów, którzy mogą znacznie obniżyć ich całkowity koszt.

6. Charakter budynku

Czego oczekujemy od nowej lokalizacji? Czy budynek, w którym się znajdujemy powinien odzwierciedlać prestiż i pozycję naszej firmy? Czy wręcz odwrotnie – budynek powinien zachować dobry standard, jednak nie powinien się wyróżniać spośród dwudziestu innych obiektów ulokowanych przy tej samej ulicy. Jest to kolejny punkt, który powinniśmy rozważyć już po analizie potrzeb danego przedsiębiorstwa.

7. Efektywność powierzchni

Geometrii nie oszukamy. Najbardziej efektywne biurowce to przede wszystkim bryły foremne, jednak najważniejsze jest, aby dopasować układ biura do obecnego systemu pracy, a także być przygotowanym na ewentualne zmiany. Firma, która pracuje w systemie gabinetowym będzie szukała biura, które łatwo podzielić na moduły, a pokoje nie są głębokie. Zaś zwolennicy powierzchni typu open space będą zwracali uwagę na doświetloną powierzchnię o płytkim trakcie, z łatwą możliwością aranżacji biurek. Dużą rolę w aranżacji przestrzeni ma architekt, dlatego warto podjąć z nim współpracę już na etapie rysowania pierwszej aranżacji.

8. Aspekty techniczne

Ze względu na swoją pojemność kategoria aspektów technicznych mogłaby stać się tematem osobnego artykułu. Każdy najemca musi uważnie przyjrzeć się swoim wymogom technicznym, a także podjąć intensywną współpracę z działem IT, aby przy realizacji uniknąć dodatkowych, często niezwykle wysokich kosztów. Do grupy podstawowych zagadnień do analizy należą te związane z generatorem prądotwórczym, UPS-em, okablowaniem strukturalnym, a także serwerownią. Specyfikacja techniczna potrzeb najemcy powinna być załączona do pierwszego zapytania ofertowego wysyłanego do dewelopera. Im później zdefiniujemy potrzeby w tym zakresie, tym trudniej będzie nam je zrealizować oraz staną się droższe. Przykładowo, koszt systemu gaszenia gazowego dla niewielkiej serwerowni może sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

9. Aspekty finansowe

Wielu najemców uważa, iż czynsz jest najważniejszą składową wysokości faktur za powierzchnię biurową. Jest to stwierdzenie nietrafne. Aspekty finansowe – w skład których wchodzi nie tylko czynsz – są uzależnione od bardzo wielu czynników, na przykład efektywność powierzchni. Do aspektów finansowych powinniśmy zaliczyć m.in.: czynsz najmu, zachęty i kontrybucje finansowe, opłaty eksploatacyjne, współczynnik powierzchni wspólnej, opłaty licznikowe. Czynsz za m2 najmu powierzchni biurowej jest wartością bazową, nominalną, która efektywnie może zostać obniżona poprzez zastosowanie zachęt finansowych, np. w formie zwolnienia z czynszu na dany okres. Załóżmy, że najemca, który podpisał umowę na okres 60 miesięcy, otrzymał w ramach czynszu stawkę 15 €/m2 oraz dodatkowo uzyskał rabat w wysokości 5 miesięcy zwolnienia z czynszu. Efektywnie płaci stawkę w wysokości 13,75 €/m2, ponieważ zakres jego zobowiązań czynszowych dotyczy de facto 55 miesięcy. Budżet najemcy może zostać także zasilony innymi formami kontrybucji finansowych. Ważnym, choć trudnym w negocjacjach elementem najmu są opłaty eksploatacyjne. Ich wysokość zależy nie tylko od zakresu usług jaki świadczy budynek, ale także od samej lokalizacji nieruchomości. Centralne lokalizacje płacą wyższy podatek od nieruchomości, który jest zawarty w opłacie eksploatacyjnej. Do pozostałych elementów może należeć ochrona, utrzymanie zieleni, sprzątanie. Najemcy nie mają zazwyczaj wielkich możliwości negocjacyjnych na tym polu, jednak warto zwrócić uwagę czy opłaty są podzielone na części kontrolowane i niekontrolowane, aby w przyszłości mieć wpływ na to w jakiś sposób właściciel zarządza środkami i na jakie cele je przeznacza.

10. Wykończenie powierzchni

Równie ważnym elementem jest kwestia wykończenia powierzchni. Temat ten nie jest jedynie kwestią jakości – choć ta powinna mieć niemałe znaczenie – ale także budżetu. Często właściciele operują „standardem”, który w każdym budynku jest inny. Warto przyjrzeć się co właściciel oferuje w standardzie, a co podlega dodatkowym opłatom. Nierzadko w ofercie otrzymujemy także dodatkowy budżet na wykończenie powierzchni. Na pierwszy rzut oka kwoty na aranżację wydają się wysokie, jednak po pierwszej wycenie okazuje się, że nasz budżet został bardzo szybko skonsumowany przez elementy takie jak okablowanie, przeszklenia czy dodatkowe ścianki działowe. Kolejną definicją jest tzw. powierzchnia wykończona „pod klucz”. Nie dajmy się zwieść temu terminowi, gdyż podobnie jak w przypadku „standardu”, określenie „pod klucz” może znacznie odbiegać od naszych oczekiwań.

11. Logo/Reklama

Jeśli zależy nam na reklamie czy na przykład podświetlanym logo na fasadzie budynku, powinniśmy zgłosić ten fakt od razu na etapie zapytania ofertowego. Zasada jest prosta, im większy najemca i bardziej rozpoznawalna marka, tym na więcej może liczyć podczas negocjacji.

Logo czy reklama mogą być zawarte w cenie najmu, jednak mogą też pojawić się za nie opłaty dodatkowe. Koszt logo w bardzo widocznym miejscu może sięgać nawet kilku tysięcy euro miesięcznie, dlatego warto zastanowić się czy jest to wydatek uzasadniony dla naszej firmy.

12. Umowa najmu

Zwieńczeniem poszukiwań powierzchni biurowej jest podpisana umowa najmu. Negocjowanie warunków komercyjnych to tylko pierwszy element. Kolejnym są zapisy prawne. Nierzadko czas, jaki musimy poświęcić na negocjacje sięga od kilku do kilkunastu tygodni. Rekomendujemy skorzystanie z usług doświadczonej kancelarii prawnej, która specjalizuje się w tego rodzaju umowach. Powinniśmy pamiętać, iż podpisując umowę najmu zobowiązujemy się do wzajemnych relacji z wynajmującym na okres 3, 5 lub więcej lat, dlatego warto być dobrze zabezpieczonym na wypadek pojawieniach się trudności lub niejasności podczas trwania umowy najmu.